Information entsprechend Art. 13 DSGVO

Der Schutz Ihrer Daten und Ihrer Privatheit ist mir extrem wichtig. Mein zweites Standbein als Informatikerin war stets Datenschutz und Datensicherheit. In der Psychologischen Beratung ist Vertraulichkeit und Verschwiegenheit das oberste Gebot. Daher nutze ich für meine Psychologische Beratungsstelle keine Software von Fremdanbietern.
Die Webseite ist komplett eigenhändig programmiert. Es werden hier keinerlei Informationen an Dritte weitergeleitet und ich verzichte auf jegliche Analysen meiner Webseite bzgl. Besucherzahlen oder ähnlichem.
Das Datenbanksystem, dass ich für die Speicherung von Buchungen und Nachrichten nutze, habe ich selbst mitentwickelt und ich nutze die aktuellsten Verschlüsselungs- und Sicherheitsmethoden. Selbstverständlich ist die Datenbank, in der Nachrichten und Terminbuchungen hinterlegt werden, ebenfalls von mir persönlich entwickelt und programmiert worden.
Die Server, auf dem die Webseite und die Datenbank sowie die für die Psychologische Beratungsstelle verwendeten E-Mails verarbeitet werden, gehören mir, sie stehen in einem sehr hochsicheren und vertraulichen Rechenzentrum und nur ich habe Zugang auf die Server. Die Administration der Server wird von mir selbst durchgeführt. Dass ich mich hier auf dem Laufenden halte, um keine sicherheitsrelevanten Maßnahmen zu verpassen, ist für mich selbstverständlich.

Wer ist verantwortlich?
 
SEbrecht
Susanne Holzgraefe
Kontaktdaten siehe Impressum

IP-Adresse sowie Datum und Uhrzeit des Zugriffes:
Aus Gründen der Datensicherheit, um Hackerangriffe nachvollziehen zu können, bin ich gesetzlich verpflichtet, alle IP-Adressen mit entsprechendem Datum und Uhrzeit des Zugriffes zu protokollieren und die Protokolle sieben Tage aufzubewahren. Die Protokolle werden automatisch nach sieben Tagen gelöscht1.

Informationen aus dem Kontaktformular (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer):
Das Ausfüllen dieser Felder ist nicht verpflichtend, um mir eine kurze Nachricht zu hinterlassen. Nicht jede Nachricht benötigt eine Antwort oder eine Zuordnung.
Ich benötige Ihre E-Mail-Adresse oder Ihre Telefonnummer, um Ihnen auf Ihre Nachricht antworten zu können. Ihren Namen benötige ich zum einen, damit ich Sie mit Ihrem Namen ansprechen kann und zum anderen, falls es sich um eine Nachricht handelt, die ich weiterverarbeiten sollte, wie eine Terminabsage oder Informationen bzgl. einer Buchung, benötige ich Ihren Namen, damit ich Ihre Nachricht entsprechend zuordnen kann und zum Beispiel die richtige Buchung - nämlich Ihre - storniere.
 
Speicherung und Aufbewahrung von Nachrichten
Alle von Ihnen eingegebenen Informationen aus dem Kontaktformular enden in meiner Datenbank. Die Datenbank liegt auf meinem Server, zu dem nur ich Zugang habe und auch nur ich habe entsprechende Zugriffsrechte auf die Datenbank, um die Nachrichten entschlüsselt einzusehen. es werden hier Verschlüsselungsmethoden und Sicherheitsmethoden nach aktuellem Stand der Technik bzw. entsprechend BSI Grundschutz für die Speicherung der Informationen verwendet.
 
Enthält Ihre Nachricht lediglich allgemeine Information, wie zum Beispiel die Mitteilung über einen Tippfehler auf meiner Webseite und Sie haben bei der Meldung einen Namen oder eine E-Mail-Adresse mit angegeben, dann lösche ich diese umgehend nach Erhalt der Nachricht aus der Datenbank, da sie für derartige Informationen nicht erforderlich sind.
 
Enthält Ihre Nachricht Informationen, die sich individuell auf Sie beziehen, wie zum Beispiel auf eine Ihrer Terminbuchungen oder Sitzungen, dann wird die Nachricht von mir entsprechend weiterverarbeitet. Ich bin gesetzlich verpflichtet, Informationen bzgl. Zahlungen und bestimmte Sitzungsdetails zehn Jahre aufzubewahren. Die Nachricht wird für die Dauer der Relevanz bzw. der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht, in Ihrer Kundenakte hinterlegt.

Informationen aus der Terminbuchung:
Ihre Vorlieben
Ihre Vorlieben werden lediglich benötigt, um entsprechende Terminvorschläge aus der Datenbank zu finden. Sie werden von mir nicht weiter gespeichert und gelöscht, sobald Sie für den Terminbuchungsprozess nicht weiter erforderlich sind oder Sie den Terminbuchungsprozess verlassen. Während des Buchungsprozesses werden sie temporär in Ihrer Sitzung hinterlegt, damit die entsprechenden Felder bei wiederholtem Aufruf der Seite (z.B. bei Neugenerierung der Spamschutzfrage) für Sie vorausgefüllt sind und sie diese nicht erneut ausfüllen brauchen.
 
Name und E-Mail-Adresse beim Buchungsabschluss:
Ihre E-Mail-Adresse
Die E-Mail-Adresse benötige ich aus rechtlichen Gründen, um Ihnen den Termin zu bestätigen und Sie über die Kosten, die Zahlungsmethoden und weitere Informationen bzgl. Ihrer anstehenden Buchung aufzuklären.
 
Ihren Namen
Ihren Namen benötige ich zum einen, damit ich weiss, wie ich Sie ansprechen darf und zum anderen, damit ich Sie zuordnen kann.
 
Kunde oder noch nicht Kunde
Die Information, ob Sie schon Kunde bei mir sind oder nicht benötige ich lediglich, um die Buchung schneller zuordnen zu können und, um den Preis für Ihre Sitzung zu ermitteln.
 
Name und E-Mail von weiteren Personen
Buchen Sie einen Termin für mehrere Personen hat jede teilnehmende Person ein Recht darauf, eine eigene Terminbestätigung zu bekommen. Um diese zu versenden, brauche ich hier natürlich die E-Mail-Adresse der Person. Allerdings obliegt es Ihnen, hier die Genehmigung der entsprechenden Person zur Weitergabe der E-Mail-Adresse an mich einzuholen.
Die Namen von den weiteren Personen benötige ich, damit ich Sie mit Namen ansprechen kann. Es ist für mich im Vorfeld schön zu wissen, mit wem, außer Ihnen, ich in der Sitzung spreche.
Die Angaben zu Namen und E-Mail von weiteren Personen sind nicht verpflichtend. Wenn Sie diese angeben, sollten Sie vorher die Genehmigung der weiteren Personen einholen, dass Sie diese angeben dürfen. Geben Sie sie nicht an, erfrage ich die Namen persönlich zu Beginn der Sitzung.
 
Speicherung und Aufbewahrung der Buchungsdaten
Wenn Sie noch kein Kunde von mir sind, lege ich für die Buchung eine leere Kundenakte an. Sagen Sie die Buchung binnen des gebührenfreien Zeitraums ab, lösche ich die Kundenakte und die Buchung umgehend. Ist die Absage zu kurzfristig und es fallen Gebühren an, so werden die Daten für die Zahlungsaufforderung benötigt und ich bin ich gesetzlich zur Aufbewahrung verpflichtet.
Wenn Sie bereits Kunde von mir sind, füge ich die Buchung Ihrer Kundenakte zu.

Transparenz ist mir wichtig. Daher informiere ich Sie in den Sitzungen immer darüber, welche Informationen ich von Ihnen weiterverarbeite. Sie haben entsprechend Art. 15 DSGVO ein Recht darauf, dass ich Ihnen mitteile, ob ich die Daten nach denen Sie fragen, weiterverarbeite.

Entsprechend Art. 7 DSGVO haben Sie bei personenbezogenen Informationen, die ich nicht für den geschäftlichen Ablauf zwingend benötige oder bei denen ich gesetzlich zur Aufbewahrung verpflichtet bin, Ihr Einverständnis zur Speicherung zu widerrufen und ich werde ich Informationen dann löschen.

Sie haben das Recht sich bei einer Aufsichtsbehörde für Datenschutz zu beschweren. Zuständig für Ihre Beschwerde ist anfangs immer die Landesbehörde für Datenschutz in dem Bundesland bzw. Staat, in dem Sie amtlich gemeldet sind.

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